會議協助與引導初階的參加心得

校園內的組織溝通

1999年底選修企管系「組織溝通」的課程,期中報告與學生生活輔導組、僑生輔導組、新聞中心的馬上辦中心的行政職員進行訪談,了解校園內的組織溝通。選擇這些行政單位的原因主要是因為與學生第一線溝通的單位,因為時間上的因素,所以就沒有採訪教務處、總務處、圖書館相關單位。記憶所及,採訪的問題多數是固定的[註],用以比較不同單位之間的相異處。

學生生活輔導處有時需處理學生宿舍生活庶務、入伍事宜、以及學生生命攸關的意外,當時的學務處秘書提到:「有次在BBS上的回答,(讓他想特別提出來,因為)學生是看完精華區之後,在提出軍隊相關的問題。」,相較與其他行政機構在BBS上的回答,學務處的處理較有利用到BBS媒體上的功能。

僑生輔導組則負責處理僑生相關庶務,以及華人假日時舉辦慶祝活動,以解僑生思鄉之苦,行政職員提到:「他們也會使用BBS、Email途徑,但是時常使用的溝通方式(忘記是電話還是公文),常常會面臨僑生相應不理的窘境。」同組一同採訪的兩位日本僑生私下表示,他們入學與平常時候,主要還是與學長姐聯繫來解決他們生活上所面對的問題。事後,觀察僑生輔導組在BBS上的文章互動,主要仍是以張貼公告為主,較少與僑生互動。

新聞中心的馬上辦中心,當時剛設立二到三個月,算是學校各單位的統一窗口,負責處理各種疑難雜症,不過他們最常處理的事情是校園遊客迷路時的指引,原因可能是因為他們正好處於校園內的明顯位置,以及學校的地圖導引系統需要改進。當時校園看板並無馬上辦中心專屬看板,但是BBS上的學務處文章中有提供他們的服務熱線電話號碼,所以時常使用的溝通途徑是電話。令他們印象深刻的一件事是,有位欽慕學校某位老師著作的校外讀者,轉輾地透過他們找到老師。另外有件事是,外系學生對於某系圖書館不提供書本外借,提出的疑難被該系主任反駁。

日本僑生組員表示在日本大學,有時則透過手機簡訊來發送校園公告,這樣的方式對於學校來說便利,但是選擇這樣的溝通途徑是否有效則有待觀察,這就像是學校有時候會透過Email發送校園公告的電子報,但是如果並非出自學生主動訂閱的話,學生恐怕視為擾人的廣告信件。

這次採訪中額外的收獲是,與日本僑生的短暫相處,了解他們對於大學生的看法,以及他們身處不同文化環境的觀察。


[註]「電話溝通、BBS文章回覆、公文書寫、面對面會談、Email等何種溝通管道是有效的途徑?」、「最常使用的溝通途徑為何?」、「平均每天處理單一問題所需時間?」、「完成問題所需的時間為何?最久的一次為何?」、「印象最深的事情?」、「最常處理的問題性質?」等等問題。

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