校園內的組織溝通

1999年底選修企管系「組織溝通」的課程，期中報告與學生生活輔導組、僑生輔導組、新聞中心的馬上辦中心的行政職員進行訪談，了解校園內的組織溝通。選擇這些行政單位的原因主要是因為與學生第一線溝通的單位，因為時間上的因素，所以就沒有採訪教務處、總務處、圖書館相關單位。記憶所及，採訪的問題多數是固定的[註]，用以比較不同單位之間的相異處。

學生生活輔導處有時需處理學生宿舍生活庶務、入伍事宜、以及學生生命攸關的意外，當時的學務處秘書提到：「有次在BBS上的回答，（讓他想特別提出來，因為）學生是看完精華區之後，在提出軍隊相關的問題。」，相較與其他行政機構在BBS上的回答，學務處的處理較有利用到BBS媒體上的功能。

僑生輔導組則負責處理僑生相關庶務，以及華人假日時舉辦慶祝活動，以解僑生思鄉之苦，行政職員提到：「他們也會使用BBS、Email途徑，但是時常使用的溝通方式（忘記是電話還是公文），常常會面臨僑生相應不理的窘境。」同組一同採訪的兩位日本僑生私下表示，他們入學與平常時候，主要還是與學長姐聯繫來解決他們生活上所面對的問題。事後，觀察僑生輔導組在BBS上的文章互動，主要仍是以張貼公告為主，較少與僑生互動。

新聞中心的馬上辦中心，當時剛設立二到三個月，算是學校各單位的統一窗口，負責處理各種疑難雜症，不過他們最常處理的事情是校園遊客迷路時的指引，原因可能是因為他們正好處於校園內的明顯位置，以及學校的地圖導引系統需要改進。當時校園看板並無馬上辦中心專屬看板，但是BBS上的學務處文章中有提供他們的服務熱線電話號碼，所以時常使用的溝通途徑是電話。令他們印象深刻的一件事是，有位欽慕學校某位老師著作的校外讀者，轉輾地透過他們找到老師。另外有件事是，外系學生對於某系圖書館不提供書本外借，提出的疑難被該系主任反駁。

日本僑生組員表示在日本大學，有時則透過手機簡訊來發送校園公告，這樣的方式對於學校來說便利，但是選擇這樣的溝通途徑是否有效則有待觀察，這就像是學校有時候會透過Email發送校園公告的電子報，但是如果並非出自學生主動訂閱的話，學生恐怕視為擾人的廣告信件。

這次採訪中額外的收獲是，與日本僑生的短暫相處，了解他們對於大學生的看法，以及他們身處不同文化環境的觀察。


[註]「電話溝通、BBS文章回覆、公文書寫、面對面會談、Email等何種溝通管道是有效的途徑？」、「最常使用的溝通途徑為何？」、「平均每天處理單一問題所需時間？」、「完成問題所需的時間為何？最久的一次為何？」、「印象最深的事情？」、「最常處理的問題性質？」等等問題。